Kassensystem Meldepflicht
Kasse direkt aus der Kasse heraus elektronisch dem Finanzamt melden.
Letzte Aktualisierung des Artikels: 07.08.2026
Meldepflicht für Kassensysteme: aktuelle Fristen und Änderungen ab 2028
Das Wichtigste kurz für Sie zusammengefasst:
✔️ Das elektronische Mitteilungsverfahren steht seit dem 01.01.2025 zur Verfügung.
✔️ Kassensysteme, die seit dem 01.07.2025 angeschafft, gemietet, geleast oder erstmals zur Verfügung gestellt werden, müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
✔️ Auch die Außerbetriebnahme, der Verlust oder das Abhandenkommen eines gemeldeten Kassensystems muss innerhalb eines Monats mitgeteilt werden.
✔️ Die Nachmeldefrist für bereits vor dem 01.07.2025 vorhandene Kassensysteme endete am 31.07.2025.
✔️ Noch nicht vorgenommene Meldungen sollten unverzüglich nachgeholt werden.
✔️ Die Meldung erfolgt für jede Betriebsstätte gesondert.
✔️ Bei jeder Mitteilung müssen grundsätzlich alle aktuell vorhandenen elektronischen Aufzeichnungssysteme der betreffenden Betriebsstätte übermittelt werden.
✔️ Gemietete, geleaste und geliehene Kassensysteme werden wie gekaufte Systeme behandelt.
✔️ Reine Eingabe- oder Bestellgeräte ohne eigene Kassenfunktion werden grundsätzlich nicht als eigenständige Kassensysteme gemeldet.
✔️ Die Übermittlung ist über Mein ELSTER, den Upload einer XML-Datei oder eine Software mit ERiC-Schnittstelle möglich.
✔️ Ab dem 01.01.2028 muss auch der Wechsel einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung innerhalb eines Monats gemeldet werden.
✔️ Ab 2029 wird im Mitteilungsverfahren die Wirtschafts-Identifikationsnummer verwendet.
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Mitteilungsverfahren seit 2025 Pflicht
Seit dem 01.01.2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO zur Verfügung.
Elektronische Aufzeichnungssysteme, die seit dem 01.07.2025 angeschafft, gemietet, geleast oder erstmals zur Nutzung überlassen werden, müssen innerhalb eines Monats dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden.
Die Monatsfrist gilt ebenfalls bei:
✔️ Außerbetriebnahme des Kassensystems
✔️ Verlust des Kassensystems
✔️ Abhandenkommen des Kassensystems
✔️ Wechsel der Betriebsstätte
Die Übergangsfrist für Kassensysteme, die bereits vor dem 01.07.2025 vorhanden und zu diesem Zeitpunkt noch in Betrieb waren, endete am 31.07.2025. Wurde ein solches Kassensystem bisher nicht gemeldet, sollte die Meldung unverzüglich nachgeholt werden.
Das elektronische Aufzeichnungssystem muss einer Betriebsstätte eindeutig zugeordnet werden. Für jede Betriebsstätte ist eine gesonderte Mitteilung abzugeben.
Meldung Kassensystem an Finanzamt
Grundsätzlich gibt es keine Formulare oder Vordrucke im PDF Format für die Anmeldung, Korrektur oder Abmeldung. Es ist stets erforderlich, die entsprechenden Meldungen auf elektronischem Wege durchzuführen nach § 146a Abs. 4 AO.
Moderne Kassensysteme, wie etwa die von POSSUM, unterstützen eine direkte elektronische Mitteilung der Kasse an das Finanzamt.
Hinweis: Die Meldung von Kassensystemen ist seit dem 01.01.2025 in allen Bundesländern möglich.
- Baden-Württemberg
- Bayern
- Berlin
- Brandenburg
- Bremen
- Hamburg
- Hessen
- Mecklenburg-Vorpommern
- Niedersachsen
- Nordrhein-Westfalen
- Rheinland-Pfalz
- Saarland
- Sachsen
- Sachsen-Anhalt
- Schleswig-Holstein
- Thüringen
Wie registriere ich meine Kasse beim Finanzamt?
Die Kassenmeldung kann auf drei elektronischen Wegen erfolgen:
- durch Direkteingabe im Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ in Mein ELSTER,
- durch Upload einer entsprechend aufgebauten XML-Datei in Mein ELSTER oder
- durch direkte Datenübertragung aus einer kompatiblen Software über die ERiC-Schnittstelle.
Eine Meldung per einfachem PDF, Brief, gewöhnlicher E-Mail oder frei formuliertem Schreiben erfüllt die elektronische Mitteilungspflicht grundsätzlich nicht.
Für die manuelle Eingabe in Mein ELSTER wird ein ELSTER-Benutzerkonto benötigt. Bei einer Übermittlung über eine kompatible Kassensoftware oder einen Dienstleister bleiben die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben zu prüfen.
Gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme in § 146a Abs. 4 AO
Die genaueren Bestimmungen finden sich in der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 2 AO wieder:
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1 erfasst, hat dem nach den §§ 18 bis20 zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck mitzuteilen:
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO (Zertifizierungs-ID (zum Beispiel: BSI-K-TR-nnnn-yyyy; nnnn bedeutet eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl) und Seriennummer der TSE)
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme ( je Betriebsstätte / Einsatzort)*
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems**
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems***
Die Mitteilung nach Satz 1 ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. Unter Außerbetriebnahme fällt auch der Untergang oder das Abhandenkommen des elektronischen Aufzeichnungssystems.
*Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete Gerät dem Finanzamt mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion (z.B. Orderhandys) mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.
**Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.
***Die Mitteilung über die Außerbetriebnahme aller bisher im Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme kann mit einer Mitteilung je Betriebsstätte / Einsatzort insgesamt erfolgen, ohne jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem einzeln aufführen zu müssen.
Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?
Zu melden sind elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion, die in den Anwendungsbereich des § 146a AO fallen.
Entscheidend ist die tatsächliche Funktion des Systems. Ein Gerät oder eine Software ist insbesondere dann als elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion zu behandeln, wenn damit aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst und abgerechnet werden.
Reine Eingabe-, Bestell- oder Ordergeräte ohne eigene Kassenfunktion werden grundsätzlich nicht separat gemeldet. Werden beispielsweise Bestellungen über ein Orderhandy unmittelbar an eine zentrale Kasse übertragen und kann das Ordergerät nicht selbstständig kassieren, ist grundsätzlich nur das Kassensystem mit eigener Kassenfunktion mitteilungspflichtig.
Gemietete, geleaste, geliehene oder kurzfristig überlassene Kassensysteme werden wie gekaufte Systeme behandelt.
Bei jeder Meldung sind grundsätzlich alle aktuell eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme der jeweiligen Betriebsstätte gemeinsam zu übermitteln.
Wer erledigt die Anmeldung der Kassensysteme?
Verantwortlich für die vollständige und rechtzeitige Meldung bleibt der Unternehmer beziehungsweise Steuerpflichtige.
Die Übermittlung kann jedoch durch eine bevollmächtigte Person erfolgen. Je nach Ausgestaltung können beispielsweise der Steuerberater, der Kassenhersteller oder der Kassenfachhändler die Meldung übernehmen oder technisch unterstützen.
Auch wenn ein Dritter die Meldung durchführt, bleibt der Steuerpflichtige für die rechtzeitige Übermittlung und die Richtigkeit der Angaben verantwortlich.
Nach der Übermittlung sollten Unternehmer insbesondere kontrollieren:
✔️ richtige Betriebsstätte
✔️ richtige Steuernummer
✔️ vollständige Anzahl der Kassensysteme
✔️ korrekte Seriennummern der Kassensysteme
✔️ richtige TSE-Seriennummer
✔️ richtige Zertifizierungs-ID der TSE
✔️ korrektes Anschaffungs- oder Überlassungsdatum
✔️ korrektes Datum einer Außerbetriebnahme
Meldung mittels DATEV Schnittstelle
Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit über Ihre DATEV MeinFiskal fähige Kasse direkt die Meldung Ihres Kassensystems vorzunehmen.
✔️ direkte Meldung der Kasse aus der Kasse heraus
✔️ Meldung über DATEV ans Finanzamt
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Seit wann steht das Mitteilungsverfahren zur Verfügung?
Das elektronische Mitteilungsverfahren steht seit dem 01.01.2025 zur Verfügung.
Die Übergangsfrist für Kassensysteme, die bereits vor dem 01.07.2025 vorhanden und zu diesem Zeitpunkt noch in Betrieb waren, endete am 31.07.2025.
Neu angeschaffte, gemietete, geleaste oder überlassene Kassensysteme sowie Außerbetriebnahmen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
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2
Wie kann ich mein Kassensystem melden?
Die Mitteilung an das zuständige Finanzamt hat elektronisch über das Programm „Mein ELSTER“ oder über kompatible eigene oder Drittanbieter-Software über die entsprechende Schnittstelle (ERiC) zu erfolgen. Eine wirksame Erfüllung der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ist grundsätzlich nur auf diesem Weg möglich.
Alternativ können die Daten per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de erfolgen.
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3
Wer muss das Kassensystem melden?
Mitteilungspflichtig ist der Steuerpflichtige, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet.
Die Meldung kann durch eine bevollmächtigte Person übermittelt werden. Verantwortlich für die rechtzeitige und richtige Meldung bleibt jedoch der Steuerpflichtige.
Reine Eingabe- oder Bestellgeräte ohne eigene Kassenfunktion werden grundsätzlich nicht als eigenständige Kassensysteme gemeldet.
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4
Wann muss ich das Kassensystem anmelden oder abmelden?
Die Meldung des Kassensystems hat innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme der Kasse zu geschehen. Wichtig zu wissen ist, dass auch der Untergang oder das Abhandenkommen einer Registrierkasse gemeldet werden muss.
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Muss ich mein Kassensystem nur anmelden oder auch abmelden?
Grundsätzlich müssen Sie ein Kassensystem sowohl an- als auch abmelden. Ebenfalls müssen Korrekturen gemeldet werden, falls sich bei der Meldung ein Fehler eingeschlichen hat.
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Wer ist die Person, die das Kassensystem anmelden muss?
Der Steuerpflichtige selbst ist zur Meldung des Kassensystems an das Finanzamt verpflichtet. Er kann jedoch eine Person zur Meldung bevollmächtigen. In der Praxis wird davon ausgegangen, dass die Meldung in großten Teilen der Steuerberater durchführen wird. Die gesetzliche Grundlage hierfür finden Sie in §87ff. der Abgabenordnung (AO).
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Muss ich bei mehreren Betrieben jede Kasse einzeln melden?
Die Meldung erfolgt getrennt für jede Betriebsstätte. Innerhalb der Mitteilung einer Betriebsstätte müssen grundsätzlich alle dort aktuell eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme gemeinsam angegeben werden.
Bei einer Anschaffung, Außerbetriebnahme oder Korrektur wird deshalb nicht nur die einzelne geänderte Kasse übermittelt. Die aktualisierte Meldung enthält den vollständigen Bestand der betreffenden Betriebsstätte.
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Was muss alles gemeldet werden?
Ab 2028 gehört auch der Wechsel einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu den meldepflichtigen Änderungen. Ab 2029 wird für die Zuordnung des Steuerpflichtigen die Wirtschafts-Identifikationsnummer verwendet.
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Kann man seine Meldung korrigieren?
Sollte man im Nachhinein bemerken eine Falschangabe gemacht zu haben, kann man diese Korrektur ebenfalls dem Finanzamt melden. Hierzu ist die Kasse eindeutig zu identifizieren und sind die bisher falsch gemeldeten Angaben mit den richtigen Angaben zu ersetzen.
Wichtig ist: bei Veränderungsmeldungen muss immer der komplette Bestand der dann (noch) vorhandenen Kassensysteme gemeldet werden.
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Wo finde ich die gesetzlichen Grundlagen zur Meldung?
Viele Details finden sich in der "Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO" vom 30.06.2023.
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Was passiert, wenn ich die Kasse nicht anmelde?
Eine pauschale Mindeststrafe von 2.500 Euro allein wegen einer verspäteten oder unterlassenen Kassenmeldung ist nicht vorgesehen.
Das Finanzamt kann den Unternehmer jedoch zur Abgabe oder Korrektur der Meldung auffordern und die Erfüllung dieser Pflicht mit den gesetzlich vorgesehenen Verwaltungs- und Zwangsmitteln durchsetzen.
Fehlende, verspätete oder widersprüchliche Meldedaten können außerdem bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung zu Rückfragen und zusätzlichem Prüfungsaufwand führen.
Wurde eine erforderliche Meldung versäumt, sollte sie deshalb unverzüglich vollständig und mit den richtigen Angaben nachgeholt werden.
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Gibt es eine Ausfüllanleitung für MeinElster?
Ja. Das Bundesfinanzministerium hat eine Ausfüllanleitung für das manuelle Befüllen des MeinElster Meldeformulars zur Verfügung gestellt.
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Brauche ich einen Benutzeraccount bei Mein ELSTER?
Zur Abgabe des Formulars ist ein ELSTER-Benutzerkonto notwendig. Informationen zur Registrierung für ein Benutzerkonto finden Sie hier: https://www.elster.de/eportal/registrierungauswahl
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Muss ich den Wechsel einer TSE dem Finanzamt melden?
Bis zum 31.12.2027 muss der bloße Wechsel oder Austausch einer TSE noch nicht verpflichtend gemeldet werden. Die Unterlagen zur neuen TSE und zum Austausch müssen jedoch in der Verfahrensdokumentation des Betriebs aufbewahrt werden.
Ab dem 01.01.2028 muss der Wechsel einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung innerhalb eines Monats elektronisch an das zuständige Finanzamt gemeldet werden.
Dabei werden insbesondere die Angaben zur neuen TSE aktualisiert. Das Kassensystem selbst wird nicht als außer Betrieb gemeldet, wenn es unverändert weiterverwendet wird.
