Meldepflicht für Kassensysteme (2023)

Ab 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen, die in Betrieben verwendet werden dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Bereits vorhandene Kassen müssen bis spätestens 31.01.2020 dem Finanzamt mitgeteilt werden (Nachmeldefrist). Das mitzuteilende elektronische Aufzeichnungssystem ist einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen.

Sollten Sie sich ein neues Kassensystem ab 2020 anschaffen, müssen Sie dieses innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitteilen.

Meldung Kassensystem an Finanzamt Vordruck / Formular

Die entsprechenden Formulare bzw. Vordrucke als PDF oder Online-Formular, um Ihr Kassensystem dem zuständigen Finanzamt zu melden, finden Sie unter den folgenden Links:

Hinweis: Formulare und Software zum Melden der Kassen werden verlinkt sobald verfügbar. Derzeit noch in keinem Bundesland verfügbar.

• Baden-Württemberg
• Bayern
• Berlin
• Brandenburg
• Bremen
• Hamburg
• Hessen
• Mecklenburg-Vorpommern
• Niedersachsen
• Nordrhein-Westfalen
• Rheinland-Pfalz
• Saarland
• Sachsen
• Sachsen-Anhalt
• Schleswig-Holstein
• Thüringen

Wie registriere ich meine Kasse beim Finanzamt?

Die entsprechenden Formulare werden höchstwahrscheinlich digital mittels einer Software oder der Elster Plattform zur Verfügung gestellt werden. Solange es allerdings keinerlei Vordrucke gibt, solle man davon absehen, das System auf irgendeine Art und Weise versuchen zu melden bzw. das Finanzamt danach zu fragen. Aktuell wird davon ausgegangen, dass die Übermittlungsmöglichkeit ab September 2023 zur Verfügung stehen wird. Dies wird allerdings nochmals formal bekannt gegeben über das Bundessteuerblatt Teil 1.

Gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme in § 146a Abs. 4 AO

Die genaueren Bestimmungen finden sich in der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 2 AO wieder:

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1 erfasst, hat dem nach den §§ 18 bis20 zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck mitzuteilen:

1. Name des Steuerpflichtigen
   
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen
   
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO (Zertifizierungs-ID (zum Beispiel: BSI-K-TR-nnnn-yyyy; nnnn bedeutet eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl) und Seriennummer der TSE)
   
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
   
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme ( je Betriebsstätte / Einsatzort)*
   
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
   
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems**
   
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems***

*Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete  Gerät dem Finanzamt mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion (z.B. Orderhandys) mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.

**Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.

***Die Mitteilung über die Außerbetriebnahme aller bisher im Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme kann mit einer Mitteilung je Betriebsstätte / Einsatzort insgesamt erfolgen, ohne jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem einzeln aufführen zu müssen.

Ausnahmeregelung für Kassensysteme, die nicht gemeldet werden müssen

Für alle anderen Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden sind gilt die Meldefrist bis spätestens zum 31.01.2020.

Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Sämtliche Registrierkassen die in einem Betrieb eingesetzt werden, müssen gemeldet werden. Ausnahmen hierzu gibt es keine. Wichtig ist vor allem, dass der Weg der digitalen Übermittlung und Meldung eingehalten wird. Sollten Sie vorhaben Ihre Kasse über einen anderen Weg, beispielsweise mittels E-Mail oder per Post zu melden, so werden diese Art und Weisen nicht berücksichtigt.

Unternehmen Sie also nichts, solange der offizielle Weg noch nicht zur Verfügung steht.