Registrierkassenpflicht Deutschland 2028
Ab dem 01.01.2028 gilt die Kassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz.
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Registrierkassenpflicht
Bis zum 31.12.2027 besteht in Deutschland weiterhin keine allgemeine Pflicht, überhaupt ein elektronisches Kassensystem zu verwenden. Wer jedoch bereits heute ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt, muss die bestehenden Anforderungen an TSE, Aufzeichnung, Belegausgabe, Datenexport und Kassenmeldung einhalten.
Ab dem 01.01.2028 wird eine Kassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz eingeführt. Betroffen sind land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Gewerbetreibende und Freiberufler.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 Satz 1 UStG. Es zählt nicht nur der Umsatz, der bisher über eine Kasse läuft. Auch weitere relevante Umsätze des Unternehmens sind bei der Prüfung der Umsatzgrenze zu berücksichtigen.
Bei genau 100.000 Euro Gesamtumsatz besteht noch keine Kassenpflicht. Die Grenze muss überschritten werden.
Eine feste monatliche Umsatzgrenze gibt es nicht. Die häufig genannte rechnerische Umrechnung von 100.000 Euro auf einen Monatsbetrag ist kein gesetzliches Prüfungskriterium.
Für bestimmte Branchen, Tätigkeiten und Verkaufssituationen gelten Ausnahmen oder Erleichterungen. Diese werden in der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung geregelt. Dazu gehören insbesondere bestimmte Umsätze außerhalb der Betriebsstätte, Vertrauenskassen sowie temporäre und mobile Verkaufseinrichtungen.
Beispiel für das Kalenderjahr 2027:
- 70.000 Euro Umsatz aus Bar- und Kartenzahlungen im stationären Betrieb
- plus 35.000 Euro weitere relevante Umsätze, zum Beispiel aus Rechnungen oder zusätzlichen Leistungen
- ergibt 105.000 Euro Gesamtumsatz.
- Damit ist die Umsatzgrenze überschritten. Die Kassenpflicht beginnt am 01.01.2028, sofern keine besondere Ausnahme oder Befreiung greift.
Wann beginnt die Kassenpflicht?
Überschreitet ein Unternehmen im Kalenderjahr 2027 die Umsatzgrenze von 100.000 Euro, beginnt die Kassenpflicht am 01.01.2028.
Wird die Umsatzgrenze erstmals im Kalenderjahr 2028 oder später überschritten, beginnt die Kassenpflicht jeweils am 1. April des folgenden Kalenderjahres.
Die Kassenpflicht endet erst mit Ablauf des dritten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Umsatzgrenze nicht mehr überschritten wurde.
In den vergangenen Jahren hat es bereits immer wieder Gesetzesänderungen gegeben wie etwa die Einführung der GDPdU in 2015, die GoBD in 2017 oder etwa die Kassensicherungsverordnung und Belegausgabepflicht in 2020. Nach wie vor war man jedoch nicht verpflichtet überhaupt ein Kassensystem zu haben und kann daher nach wie vor eine offene Ladenkasse in seinem Unternehmen betreiben. Es gibt allerdings auch heute schon einige Anforderungen, die wir weiter unten beschreiben.
TSE Kassenpflicht seit 2020
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, das in den Anwendungsbereich des § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung fällt, muss die relevanten Kassenvorgänge mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung schützen.
Die TSE protokolliert die Kassenvorgänge und sorgt dafür, dass nachträgliche Veränderungen nachvollziehbar werden. Sie erschwert Manipulationen erheblich und unterstützt die Finanzverwaltung bei Kassen-Nachschauen und Betriebsprüfungen.
Die wichtigsten Entwicklungsschritte im Überblick:
✔️ seit 2017: GoBD-konforme und nachvollziehbare elektronische Aufzeichnungen
✔️ seit 2018: unangekündigte Kassen-Nachschau möglich
✔️ seit 2020: TSE-Pflicht für betroffene elektronische Kassensysteme
✔️ seit 2020: Belegausgabepflicht bei elektronischen Kassensystemen
✔️ seit 2020: DSFinV-K als standardisierter Kassendatenexport
✔️ seit 2025: elektronisches Kassenmitteilungsverfahren verfügbar
✔️ ab 2028: Kassenpflicht bei mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz
✔️ ab 2028: elektronische Belegbereitstellungspflicht
✔️ ab 2028: Mitteilungspflicht beim Wechsel einer TSE
Registrierkassenpflicht - wer ist betroffen?
Bis zum 31.12.2027 darf ein Unternehmer grundsätzlich weiterhin eine offene Ladenkasse führen. Eine allgemeine Pflicht zum Einsatz eines elektronischen Kassensystems gilt bis dahin nicht.
Ab dem 01.01.2028 ändert sich dies für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz. Reguläre stationäre Betriebe oberhalb dieser Grenze müssen dann ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden.
Besonders betroffen sind Unternehmen mit unmittelbarem Kundenkontakt und regelmäßigen Bar- oder Kartenzahlungen, zum Beispiel:
✔️ Gastronomiebetriebe
✔️ Einzelhandelsgeschäfte
✔️ Bäckereien und Metzgereien
✔️ Friseure und Kosmetikstudios
✔️ stationäre Imbisse und Kioske
✔️ Werkstätten
✔️ kundennahe Dienstleistungsbetriebe
Für bestimmte Tätigkeiten außerhalb der eigenen Betriebsstätte, Vertrauenskassen sowie temporäre und mobile Verkaufseinrichtungen gelten besondere Erleichterungen. Häufig entfällt dabei nur die unmittelbare Erfassung am Verkaufsort. Die Einnahmen müssen anschließend elektronisch nacherfasst werden.
Wer bereits heute ein elektronisches Kassensystem verwendet, muss weiterhin sämtliche bestehenden Anforderungen an TSE, GoBD, DSFinV-K, Belegausgabe und Kassenmeldung erfüllen.
Offene Ladenkasse Anforderungen
Auch eine offene Ladenkasse muss ordnungsgemäß, vollständig und nachvollziehbar geführt werden.
Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:
✔️ tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
✔️ tatsächliches Auszählen des Bargeldbestands
✔️ nachvollziehbare Dokumentation von Einlagen und Entnahmen
✔️ Dokumentation von Ausgaben, Wechselgeld und Abschöpfungen
✔️ fortlaufende und rechnerisch nachvollziehbare Kassenberichte
✔️ Aufbewahrung der erforderlichen Unterlagen
✔️ Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift
Die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO gilt bei einer rein offenen Ladenkasse grundsätzlich nicht, da kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Andere gesetzliche Verpflichtungen zur Ausstellung einer Rechnung oder Quittung bleiben jedoch bestehen.
Ab dem 01.01.2028 reicht die offene Ladenkasse für einen regulären stationären Betrieb mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz nicht mehr aus.
Besondere Erleichterungen gelten unter anderem für bestimmte mobile oder temporäre Verkaufseinrichtungen, Leistungen außerhalb der Betriebsstätte und Vertrauenskassen. In diesen Fällen ist regelmäßig eine spätere elektronische Nacherfassung erforderlich.
Eine elektronische Kasse kann auch unterhalb der Umsatzgrenze sinnvoll sein. Sie automatisiert Tagesabschlüsse, reduziert manuelle Fehler, verbindet Bar- und Kartenzahlungen und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Kassenpflicht ab 2028: Das ändert sich
Die Kassenpflicht wird zum 01.01.2028 eingeführt.
Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz müssen dann ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden. Für den erstmaligen Start ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2027 maßgeblich.
Das Kassensystem muss insbesondere:
✔️ die relevanten Geschäftsvorfälle vollständig erfassen
✔️ Bar- und Kartenzahlungen dokumentieren
✔️ die Kassenvorgänge über eine zertifizierte TSE schützen
✔️ einen DSFinV-K-Datenexport ermöglichen
✔️ ordnungsgemäße Tagesabschlüsse erstellen
✔️ die elektronische Kassenmeldung unterstützen
✔️ ab 2028 elektronische Belege in einem standardisierten Datenformat bereitstellen
Die Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung enthält besondere Regeln für bestimmte Branchen, Tätigkeiten und Verkaufssituationen. Dazu gehören unter anderem Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, Vertrauenskassen sowie mobile und temporäre Verkaufseinrichtungen.
Ausführliche Informationen zu Umsatzgrenze, Beginn, Ausnahmen und technischen Anforderungen finden Sie in unserem umfassenden Beitrag zur Registrierkassenpflicht 2028.
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1
Welche Arten von Unternehmen sind von der Kassenpflicht betroffen?
Betroffen sind land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Gewerbetreibende und Freiberufler mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr.
Besonders relevant ist die Kassenpflicht für stationäre Betriebe mit unmittelbarem Kundenkontakt sowie regelmäßigen Bar- oder Kartenzahlungen. Für bestimmte mobile, temporäre oder außerbetriebliche Tätigkeiten gelten besondere Erleichterungen.
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2
Gibt es Ausnahmen von der Kassenpflicht?
Ja. Neben einer Härtefallbefreiung im Einzelfall enthält die Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung besondere Ausnahmen und Erleichterungen.
Dazu gehören unter anderem bestimmte ausschließlich über gesetzlich definierte Plattformen ausgeführte Leistungen, Zahlungen außerhalb der Betriebsstätte, Vertrauenskassen sowie mobile und temporäre Verkaufseinrichtungen.
Viele dieser Ausnahmen befreien nur von der unmittelbaren Erfassung am Verkaufsort. Die Einnahmen müssen anschließend elektronisch nacherfasst werden.
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3
Was sind die Konsequenzen, wenn ein Unternehmen gegen die Kassenpflicht verstößt? Mit welchen Strafen ist zu rechnen?
Wer trotz bestehender Kassenpflicht kein geeignetes elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Der Verstoß kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Zusätzlich können Mängel in der Kassenführung zu Beanstandungen, Hinzuschätzungen und weiteren Folgen bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung führen.
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4
Welche Vorteile bietet die Kassenpflicht für die Steuerbehörden und die Gesellschaft?
Durch die Einführung der Kassenpflicht werden den Steuerbehörden nicht nur die Prüfungen vereinfacht. Es ist ebenso von erheblichen Mehreinnahmen für den Staat zu rechnen, da insbesondere bei der Nutzung der offenen Ladenkasse oftmals mit einer fehlerhaften Versteuerung auszugehen ist. Die Einführung der Pflicht führt mithin zu einem höheren Maß an Gerechtigkeit in der Gesellschaft.
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Gibt es eine gesetzliche Grundlage für Sie Kassenpflicht?
Ja. Die Kassenpflicht wird in einem neuen § 146b der Abgabenordnung geregelt.
Die Vorschrift bestimmt insbesondere:
✔️ welche Unternehmen betroffen sind
✔️ die Umsatzgrenze von mehr als 100.000 Euro
✔️ den Beginn der Kassenpflicht
✔️ das Ende nach drei aufeinanderfolgenden Jahren unterhalb der Grenze
✔️ eine Härtefallbefreiung
✔️ die Ermächtigung für weitere Ausnahmen durch die Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung
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6
Gibt es eine Übergangsfrist für die Umsetzung der Registrierkassenpflicht?
Für den erstmaligen Start gilt eine feste Übergangsregelung.
Überschreitet ein Unternehmen die Umsatzgrenze im Kalenderjahr 2027, beginnt die Kassenpflicht am 01.01.2028.
Wird die Umsatzgrenze erstmals im Kalenderjahr 2028 oder später überschritten, beginnt die Kassenpflicht am 1. April des folgenden Kalenderjahres.
Eine zusätzliche allgemeine Übergangsfrist nach diesen Terminen ist nicht vorgesehen.
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Gibt es eine Alternative zu einer Registrierkasse?
Grundsätzlich gibt es mittlerweile neben den einfachen Registrierkassen auch computerbasierte All-in-One Kassensysteme, die es in stationären oder auch mobiler Bauform gibt. Achten Sie bei der Anschaffung eines Systems, dass neben der Gesetzeskonformität auch ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit gewährleistet ist. Mit den modernen POSSUM Kassensysteme werden neben verschiedenen Größen auch immer direkt ein integriertes Kartenzahlungs-Terminal mit angeboten. Nutzen Sie die Registrierkassenpflicht um nicht nur Ihrer Pflicht nachzukommen sondern auch direkt Ihren Betrieb digital fit zu machen.
