Belegausgabepflicht für Kassensysteme: aktuelle Regeln und Änderung ab 2028
Seit dem 01.01.2020 gilt für elektronische Kassensysteme die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO. Für jeden mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassten Geschäftsvorfall muss ein Kassenbeleg erstellt und dem Kunden unmittelbar angeboten werden.
Der Beleg kann auf Papier oder elektronisch bereitgestellt werden. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen oder aufzubewahren. Nicht mitgenommene Papierbelege müssen vom Unternehmer nicht zusätzlich aufbewahrt werden.
Eine allgemeine Bagatellgrenze besteht nicht. Auch bei kleineren Beträgen muss ein Kassenbeleg erstellt und angeboten werden. Die umsatzsteuerlichen Vorschriften für Rechnungen bleiben davon unberührt.
Ab dem 01.01.2028 wird die bisherige Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt. Dann muss ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Eine 30-Euro-Grenze wird nicht eingeführt.
Die umsatzsteuerlichen Vorschriften an eine Rechnung (insbesondere § 14 Abs. 4 UStG) bleiben unberührt. Ist die Erstellung einer Rechnung nach umsatzsteuerlichen Vorschriften nicht erforderlich, muss dennoch ein Beleg nach den Anforderungen des § 6 KassenSichV erstellt werden.
Anforderungen an einen Kassenbeleg
Die erforderlichen Mindestangaben auf einem Beleg i.S.d. § 146a AO sind in § 6 KassenSichV geregelt. Alle Angaben müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar und auf dem Papierbeleg oder in dem elektronischen Beleg enthalten sein.
Welche Angaben muss der Kassenbeleg enthalten?
Die erforderlichen Mindestangaben eines Kassenbelegs sind in § 6 KassenSichV geregelt. Die Angaben müssen auf dem Papierbeleg oder im elektronischen Beleg enthalten und lesbar beziehungsweise über einen zulässigen QR-Code auslesbar sein.
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 1 sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 6
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nummer 2
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls. Auf dem Beleg ist die nach § 2 Satz 2 Nr. 8 KassenSichV protokollierte Seriennummer anzugeben (vgl. AEAO zu § 146a, Nrn. 3.6.1, 3.6.2 sowie Nr. 2.2.3.1 und 2.2.3.2) - Achtung: Neu ist seit dem 01.01.2024 das "sowie" - zuvor ein "oder".
- Betrag je Zahlungsart
- Signaturzähler
- Prüfwert
Nachzulesen in "Einführung des § 146a AO durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016; Anwendungserlass zu § 146a AO" unter Punkt 5.4.
Ausnahmeregelung (Zumutbarkeitsgründe)
Das zuständige Finanzamt kann einen Unternehmer auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien, wenn im konkreten Einzelfall eine nachweisbare sachliche Härte besteht und die Besteuerung dadurch nicht beeinträchtigt wird.
Die bloßen Kosten für Papier, Drucker oder Bonrollen reichen allein nicht als Härtegrund aus.
Die Befreiung kommt insbesondere beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen in Betracht. Unter vergleichbaren Voraussetzungen ist auch bei Dienstleistungen eine Befreiung möglich.
Die Entscheidung trifft das zuständige Finanzamt im Einzelfall. Eine erteilte Befreiung kann widerrufen werden.
Andere gesetzliche Ansprüche des Kunden auf eine Rechnung oder Quittung bleiben von der steuerlichen Befreiung unberührt.
Elektronische Belegausgabe (Rechnung Versand per Mail o.ä.)
Ein Kassenbeleg kann bereits heute elektronisch bereitgestellt werden. Der elektronische Beleg muss inhaltlich die gleichen Anforderungen wie ein Papierbeleg erfüllen und mit einer allgemein verfügbaren Software lesbar sein.
Die Bereitstellung kann beispielsweise per E-Mail, Download-Link oder QR-Code erfolgen. Wird der vollständig erstellte elektronische Kassenbeleg auf einem Server zum Download bereitgestellt und erhält der Kunde den Download-Link über einen QR-Code auf dem Kundendisplay, ist die heutige Belegausgabepflicht erfüllt.
Bis zum 31.12.2027 setzt die elektronische Bereitstellung die Zustimmung des Kunden voraus. Diese Zustimmung kann auch durch das Verhalten des Kunden erfolgen, beispielsweise indem er den angebotenen QR-Code scannt.
Unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg tatsächlich abruft, muss der elektronische Beleg vollständig erstellt werden.
Ab dem 01.01.2028 gilt die elektronische Belegbereitstellungspflicht. Der elektronische Beleg wird dann zum gesetzlichen Standard und muss in einem standardisierten Datenformat angeboten werden.
Ausführliche Informationen zum digitalen Kassenbon, zum eBon per QR-Code und zur Belegbereitstellungspflicht ab 2028 finden Sie in unserem Beitrag „Digitaler Kassenbon: QR-Code-Beleg statt Papierbon“.
Weitere Informationen zum Thema Belegausgabepflicht / Bonpflicht erhalten Sie auch gerne auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.
