Kassen können spontan und unangemeldet durch die Steuerverwaltung überprüft werden. Das Instrument heißt "Kassennachschau".

Kassensystem Steuerprüfung

Die Kassennachschau startet meist du eine Inaugenscheinnahme (gem. §98 AO) mit einem Testkauf (weitere Informationen hierzu weiter unten!). Der Beleg kann vom Prüfer sehr einfach mittels der Prüfsoftware Amadeus Verify überprüfen. Ein TSE QR-Code beschleunigt die Prüfung. Weiterhin wird überprüft ob eine TSE überhaupt vorhanden ist. Zuguter Letzt können weitere Daten wie die TAR-Files oder DSFinV-K Daten der Kasse analysiert werden.

Bei einer Prüfung werden in den meisten Fällen folgende Informationen in Bezug auf das Kassensystem verlangt:

• Bedienungsanleitung
• Finanzdaten im IDEA Format
• evtl. Programmieranleitung
• evtl. Verfahrensdokumentation
• evtl. Programmierprotokoll

Achtung: Z-Berichte sind nicht mehr aussagekräftig.

Darüber hinaus sollten Sie folgende Informationen parat haben:

1. Mitarbeiteranweisungen für den Fall einer Kassen-Nachschau
2. Schlüssel der Kasse sowie deren Aufbewahrungsorte und Zuständigkeiten
3. Verfahrensdokumentation sowie die sonstigen vom Finanzamt erforderlichen (Organisation-)Unterlagen
4. Anweisungen, wie man einen TSE-Datenexport durchführen kann
5. Pin/Puk der TSE
6. Schreiben, bei dem die Behandlung von Trinkgeldern, Gutscheinen oder sonstigen durchlaufenden Posten beschrieben wird
7. Beschreibung der Geldaufbewahrungsorte (Tresorschlüssel Orte etc.)
8. Netzwerkbeschreibung (wie kann sich Zugang zum Kassensystem beschafft werden für einen Datentransfer aus der Kasse)
9. denken Sie auch daran, dass Ihre TSE gesichert ist. Diese darf nicht lose sichtbar in der Kasse drin stecken sondern muss geschützt sein, dass Sie ein Dritter nicht einfach entfernen kann (Stichwort: Verpackungsprüfanweisung; u.a. bei Swissbit: swissbit_TSE_AGD-1.3.3)

Bei einer Betriebsprüfung grundsätzlich erforderlich:

1. Datenexport nach dem DSFinV-K Datenstandard für den geprüften Zeitraum von Jahr 20xx bis 20xx
2. Z1-Zugriff
3. Tar-Files (der TSE)
4. Verfahrensdokumentation
5. die Daten, die sich aus dem digitalen Kassenbuch ergeben

Es gelten die generellen Pflichten aus dem "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen":

• Einzelaufzeichnungspflicht
• TSE-Pflicht
• Belegausgabepflicht
• Meldepflicht
• Datenexport Möglichkeit über DSFinV-K Datenstandard

All diese Informationen können Sie bei uns im Einzelnen nachlesen!

Inaugenscheinnahme im Detail (Belegprüfung durch Finanzamt bei Ihnen vor Ort)

1. Testkauf
   
   
2. Wurde der Umsatz boniert?
   1. ja - weiter zu Schritt 3
   2. nein - Übergang zur Kassen-Nachschau
      
      
3. Wurde der Beleg ausgegeben?
   Hinweis: in diesem Moment werden auch gleichzeitig die Umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben einer Rechnung (u.a. aus §14 UStG) geprüft! - hiermit kann die Inaugenscheinnahme auch direkt enden
   
   1. ja - weiter zu Schritt 4
   2. nein - Übergang zur Kassen-Nachschau
      
      
4. Wird der Inhalt der TSE in Klarschrift am Rechnungs-/ Belegende ausgedruckt?
   1. ja - weiter zu Schritt 5
   2. nein - Übergang zur Kassen-Nachschau
      
      
5. Wird ein TSE-QR-Code am Rechnungs-/ Belegende ausgedruckt?
   1. ja - weiter zu Schritt 6
   2. nein - Abgleich der Daten der TSE-Code mit den Klarschriftdaten (hier folgt ggf. eine Kassennachschau)
      
      
6. War die Prüfung des TSE-QR-Codes mit Amadeus Verify erfolgreich?
   1. ja - die Inaugenscheinnahme endet
   2. nein - Abgleich der Daten der TSE-Code mit den Klarschriftdaten (hier folgt ggf. eine Kassennachschau)

Wie kann die Finanzverwaltung generell Prüfung durchführen?

• Außenprüfung
  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Betriebsprüfung
  • Lohnsteuer-Außenprüfung
• Nachschau
  • Kassen-Nachschau
  • Umsatzsteuer-Nachschau
  • Lohnsteuer-Nachschau

Welche Aufgabe hat die Finanzverwaltung?

• Besteuerungsbehörde (der Steuerpflichtige hat eine umfassende Mitwirkungspflicht)
• Strafverfolgungsbehöre (der Beschuldigte hat ein Aussageverweigerungsrecht sowie eine Selbstbelastungsfreiheit)